●画期的なデジタルペーパー「ＰＤＦ」

　「ペーパーレス」という言葉をはじめて聞いてから、相当長い年月が経過し
ています。この言葉がいわれるようになったのは日本ではワープロが普及した
頃だったので、２０年くらい前の話です。
　ワープロを使えば書類が電子化できる、だから紙がいらなくなり、省資源に
も貢献できる、そして「ペーパーレス・オフィス」が実現する――そんな効能
が謳われていたように思います。
　しかし、オフィスにおける紙の消費量は逆にどんどん増え続け、「ペーパー
レス・オフィス」は一向に実現されないでいます。ところが、ここにきて、ほ
んの少しですが変化の兆しが出てきています。それは画期的なデジタル・ペー
パーが普及をはじめたからです。
　その画期的なデジタルペーパーの名前は「ＰＤＦ」というのです。そういえ
ば、最近「ＰＤＦ」という文字をよく見かけませんか。ホームページの中や、
グーグルで検索したとき、表示されるタイトルの中に「ＰＤＦ」という文字を
見ることが多くなっていると思います。書店のコンピュータ・コーナーにおい
ても「ＰＤＦ」関係の本が目につくようになっています。
　「ＰＤＦ」とは何でしょうか。
　「ＰＤＦ」は、アドビ・システムズ社によって発明され、開発された文章交
換フォーマットであり、ＰＤＦは次の英語の頭文字をとったものです。正しく
は「アドビＰＤＦ」というのです。
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　　　　　　　　ＰＤＦ　＝　Portable Document Format
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　ＰＤＦは最近の技術ではなく、開発されてから既に１５年以上経過している
のです。それがここにきてなぜ注目されているかというと、日本人のＰＣの使
いこなしが進歩したことと、企業などで膨大化しつつあるワードやエクセルな
どの電子ファイルの整理に困るようになってきたからです。
　さらに企業文書のセキュリティ強化の必要性です。ワードやエクセルのファ
イルのままでは、コピーや改ざんや流出などが行われる危険性がありますが、
それをＰＤＦ化することによって、防ぐことができます。ＰＤＦファイルは必
要に応じてさまざまなセキュリティをかけることができるからです。

●ＰＤＦ形式のファイルの３つの特色

　画期的なデジタルペーパーＰＤＦ――ＰＤＦ形式のファイル（以下、ＰＤＦ
ファイル）には、次の３つの特色があります。それらは、かつてなかった特色
といえます。
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　　１．ＰＣの環境に関係なく、文書を表示したり、印刷したりできる
　　２．ネットでの配布を前提としているので、その容量は僅少である
　　３．内容を変更できないようセキュリティを強化することができる
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　ＰＣにおける文書は、ＯＳの環境が異なるとまともに表示できないものが少
なくありません。ところがＰＤＦファイルは、ウインドウズでも、マックでも
リナックスでも、同じレイアウトで文書を表示できるのです。ＰＣの環境が何
であっても関係がないのです。ＰＤＦファイルの閲覧には「Adobe Reader」を
使いますが、これはアドビ・システムズ社から無料で提供されており、誰でも
ダウンロードして使うことができます。
　一般的に文書というものは、文字データ、画像データ、線や図表などのオブ
ジェクトデータで構成されています。このうち最も多くの容量を必要とするの
は画像データです。そこでＰＤＦファイルでは、画像データを効率よく圧縮し
ファイル容量を大幅に軽量化しているのです。そのためメールにＰＤＦファイ
ルを添付して送信したり、ウェブページ化することができるのです。
　ＰＤＦファイルにはセキュリティをかけることができます。ワードやエクセ
ルの普通のファイルでは、内容を自由に変更したり、コピーしたり、印刷した
りできます。しかし、それでは困る場合が出てきます。企業の決算報告書や見
積書であるとか、新製品公開文書など、内容が改ざんされると困る文書があり
ます。ＰＤＦはそういう文書にセキュリティをかけることができるのです。ま
た、ＰＤＦファイルを開くさいにパスワードをつけることもできます。このよ
うに、重要文書にセキュリティをかけられることもＰＤＦの特色です。
　それでは、ＰＤＦファイルはどのようにして作るのでしょうか。
　ＰＤＦファイルを作るには、ワードやエクセルなどのアプリケーションで制
作した電子ファイルがあることが前提になります。それらの素材としての電子
ファイルをＰＤＦ形式にすること――これがＰＤＦファイルを作るということ
なのです。したがって、そのための市販の専用ソフトが必要になります。
　かつては、その専用ソフトが高価だったのですが、現在では２０００円を切
るものも登場しており、だれでも使えるようになっています。最近になってＰ
ＤＦが普及した原因のひとつにこのソフトの存在があります。既に、ＰＤＦが
使いこなせるかどうかは、現代のビジネスパーソンの行動に影響を与えるまで
になりつつあります。そういうＰＤＦの可能性については、次号のインテック
・フォーラムで取り上げます。　　　　　　　　　　　　　　　　　　　以上