英文Ｅメールを書く その２ 〜アポイントメントを取る〜
最近では、面会の約束をつくる際、間違いがないようメールでやり取りして
決めることが多くなりました。アポイントメントを作りたい側は、相手に訪ね
てきてもらうにせよ、こちらから出向くにせよ「相手に時間を割いてもらう」
ことへの感謝の思いを文中にこめたいものです。
―――――――――――――――――――――――――――――――――――
＜ケース＞ 打ち合わせのため、自社に訪ねてきてほしい場合：
悪い例：“Please come to our office for further discussion. We hope to
see you in a couple of weeks. Please let me know your
availability.” （今後の相談のため、私共のオフィスまでお越し
下さい。２・３週間の内にお会いしたく願っております。貴殿のご
都合をお知らせ下さいますようお願いします。）
→ “Please come to”では、高飛車な印象を与えてしまいます。また、
相手の立場になれば、漠然と「都合を知らせてほしい」と言われる
よりも、具体的な日程候補をいくつか知らされたほうが有り難いで
しょう。
改善例：“We would very much like to meet you for further discussion
in a couple of weeks. Is it convenient for you to come to
our office? We have Monday and Tuesday mornings free for the
coming two weeks, so we are available to meet you on October
20, 21, 27 or 28. （今後の相談のため、２・３週間の内にお会い
したく思います。私共のオフィスまで来ていただくことは可能でし
ょうか。私どもはこれから２週間、月曜日と火曜日の午前中に時間
がとれます。従って、１０月２０、２１、２７、２８日のいずれか
の日にお会いできます。）
＜表現例＞日程を調整する際、有用な表現を、他にいくつか、ご紹介します。
（１）I would appreciate it if you could meet with me on either
November 10 or 11.
（２）Could you give me an alternative date?
（３）Please let me know what time is convenient for you.
（４）This is to confirm our appointment next Tuesday at 〜.
―――――――――――――――――――――――――――――――――――
アポイントメントを取ってから、当日までの間があまりに開いている場合は
相手の都合に変更はないか、直前に再度確認しておきたいもの。上記（４）の
表現はそうした場合に役立ちます。
